Dokumentenmanagement und Freigaben für Schweizer ERP

Rechnungen kommen an. Ihre Leute geben frei. Ihr ERP erhält die Buchung.

HENCE liest eingehende Belege aus, leitet sie an die richtigen Freigeberinnen und Freigeber, schreibt die Buchung in Ihre Finanzsoftware und führt das revisionssichere Archiv. Alles in einem Durchgang.

Demo buchen Ihr ERP ansehen
  • Server in Zürich und Lausanne. Ihre Daten bleiben in der Schweiz.
  • Archiv nach den Aufbewahrungsregeln der GeBüV und Art. 957–958f OR.
  • In rund drei Wochen produktiv, die ERP-Anbindung eingerechnet.
  1. Eingang
  2. Auslesen
  3. Freigabe
  4. Verbuchung
  5. Archiv

Kreditorenrechnung

RE 2026-0413

Per E-Mail eingegangen
04.09.2026, 08:12

Lieferant
Betrag
Kostenstelle
Fällig
  1. M. BrunnerWareneingang geprüft —
  2. S. KellerKostenstellenverantwortung —
  3. D. FreiZweitunterschrift ab CHF 2'500 —

Beleg wird eingelesen.

Angebunden an

AbacusBexioSAP Business OneSage 50 und 200Proffix Px5OpaccTopalInfoniqa ONE 200myfactoryComatic

Vom Postfach ins Archiv, ohne Umweg

Sechs Schritte, die HENCE für jeden Beleg gleich ausführt. Niemand tippt etwas ein zweites Mal.

  1. 1

    Erfassen

    Belege kommen per E-Mail, Scanner, Ablageordner oder App. HENCE trennt Stapel und ordnet jeden Beleg dem richtigen Lieferanten zu.

  2. 2

    Auslesen

    Die Texterkennung holt Lieferant, Betrag, MWST-Satz, Daten und Bestellbezug heraus und gleicht sie mit den Stammdaten aus Ihrem ERP ab.

  3. 3

    Weiterleiten

    Regeln nach Betrag, Kostenstelle, Lieferant oder Vertrag bestimmen, wer in welcher Reihenfolge freigibt und wer während der Ferien einspringt.

  4. 4

    Freigeben

    Freigeber sehen Beleg, Verlauf und offene Fragen auf einem Bildschirm. Freigabe in Sekunden auf dem Mobiltelefon, oder zurück mit einer Bemerkung.

  5. 5

    Verbuchen

    Die Buchung geht mit Kostenstelle, MWST-Code und Zahlungskonditionen in Ihr ERP. Der Beleg hängt an der Buchung.

  6. 6

    Archivieren

    Beleg, Versionen und der vollständige Freigabeverlauf werden versiegelt und zehn Jahre aufbewahrt, durchsuchbar für alle mit den nötigen Rechten.

Gebaut für die Systeme, die Schweizer Firmen bereits einsetzen

System wählen und sehen, was übergeben wird und wie die Verbindung entsteht.

Läuft bei Ihnen etwas anderes? Wir liefern eine dokumentierte REST-Schnittstelle und einen dateibasierten Import, und wir haben schon Anbindungen an Eigenentwicklungen gebaut.

Was Sie über die Freigabe hinaus erhalten

Jeden Beleg mit einer Suche finden

Volltext über alle PDF, Mails und Scans, dazu Filter nach Lieferant, Betrag, Projekt und Datum. Die Trefferliste hält sich an die Berechtigungen.

Versionen, die nachvollziehbar bleiben

Jede Änderung lässt die vorherige Fassung bestehen, mit Vermerk, wer was geändert hat. Zwei Vertragsstände lassen sich nebeneinander vergleichen.

Freigeben unterwegs

Meldung, Beleg, freigeben oder zurückweisen. Funktioniert im Zug auch ohne Empfang und gleicht ab, sobald das Netz wieder da ist.

Verträge, die sich rechtzeitig melden

Kündigungsfristen und Verlängerungsdaten hinterlegen, und HENCE erinnert die zuständige Person, bevor sich ein Vertrag selbst verlängert.

Signaturen mit Rechtswirkung

Fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen über einen Schweizer Anbieter, nach ZertES und eIDAS.

Ein Prüfpfad, den die Revision akzeptiert

Wer hat gesehen, wer freigegeben, was hat sich geändert, wann und von wo. Export für die Jahresprüfung mit einem Klick.

Die Compliance, in einfachen Worten

Ihre Revisionsstelle stellt drei Fragen.

  1. Ist der Beleg in zehn Jahren noch lesbar?
  2. Konnte ihn jemand verändern?
  3. Lässt sich belegen, wer freigegeben hat?

HENCE beantwortet alle drei.

Stellen Sie uns die unangenehmen Fragen
GeBüV
Unveränderbare Ablage mit Hash-Verkettung und Zeitstempel, zehn Jahre Aufbewahrung, jederzeit lesbarer Export.
ZertES und eIDAS
Qualifizierte Signaturen eines anerkannten Schweizer Anbieters, bei jedem Öffnen geprüft.
revDSG und DSGVO
Auftragsbearbeitungsvertrag, Löschkonzepte und rollenbasierte Zugriffe ab Werk.
Hosting
Rechenzentren nach ISO 27001 in Zürich und Lausanne, tägliche Sicherungen, auf Wunsch auf Ihren eigenen Servern.
Zugriff
Single Sign-on mit Entra ID oder Ihrem Verzeichnis, zweiter Faktor für externe Freigeber.

Preise

Pro Benutzerin oder Benutzer und Monat, jährliche Rechnung in Franken. Der ERP-Konnektor ist enthalten und kein Zusatz.

HENCE Archiv

CHF19

Ablegen und suchen für kleine Teams

  • Erfassung aus Mail, Scanner und Ordnern
  • Volltextsuche und Versionen
  • Revisionssicheres Archiv nach GeBüV
  • Bis 10 Personen
Demo buchen

Meistgewählt

HENCE Freigabe

CHF34

Freigaben mit ERP-Anbindung

  • Alles aus HENCE Archiv
  • Freigaberegeln, Stellvertretung und Eskalation
  • Ein ERP-Konnektor inklusive Verbuchung
  • Freigabe unterwegs und Revisionsexport
Demo buchen

HENCE Konzern

Auf Anfrage

Mehrere Gesellschaften oder eigene Server

  • Mehrere Mandanten und Währungen
  • Qualifizierte Signaturen
  • Eigener Betrieb oder Private Cloud
  • Fest zugeteilte Ansprechperson im Support
Gespräch anfragen

Sehen Sie es an Ihren eigenen Belegen

Schreiben Sie uns, welches ERP Sie einsetzen, und hängen Sie zwei, drei Belege an. In 30 Minuten lassen wir sie live durchlaufen und sagen Ihnen ehrlich, was funktioniert und was nicht.

info@hence.ch

Antwort innerhalb eines Arbeitstages, ohne Verkaufsgespräch.